Wenn Sie nun eine eine E-Mail an eine Person schreiben möchten, markieren Sie die entsprechende Person und wählen die Aktion "Neu..." . Das Auswahlfenster erscheint und Sie können den entsprechenden Vorgang auswählen, in diesem Fall "E-Mail". Eine neue Maske zum Verfassen einer E-Mail, wie es Ihnen von Notes oder anderen E-Mailprogrammen bekannt ist, erscheint und Sie können sofort beginnen.

Um einen Brief oder ein Fax zu schreiben wählen Sie einfach in dem Dialogfenster die Aktion "Korrespondenz" aus. Danach können Sie eine entsprechende Vorlage für Ihr Dokument wählen und mit der Arbeit beginnen. Die Korrespondenzen werden, wie auch die E-Mails, an die ausgewählte Person angehängt und sind somit eine verfügbare Information im CRM.

Neben dem allgemeinen Schriftverkehr, wie E-Mails, Briefe oder Faxe, haben Sie zudem auch die Möglichkeit allgemeine Notizen, wie z.B. Telefon- oder Besuchsnotizen zu erstellen und an das entsprechende Dokument zu hinterlegen. Es können auch weitere Vorgangsdokumente erstellt werden, wie beispielsweise die Integration eines Scanners. Die gescannten Dokumente werden der zu Beginn markierten Person angehängt.Somit wird garantiert, dass jede Information hinterlegt wird und Ihre Mitarbeiter souverän im Kundengespräch reagieren können.

Auch die Erstellung von Terminen und Wiedervorlagen für sich selbst oder einen Mitarbeiter, ist über das Auswahlfenster schnell und bequem möglich. Termine werden sofort in den persönlichen Notes-Kalender eingetragen. Mehr dazu im nächsten Tour-Step.

Eine neue Fukntion im CRM ist, dass Textblöcke jetzt Kategorisiert werden können. Textblöcke sind ein effizientes Mittel um oft wiederverwendete Textpassagen schnell in e-Mails und Korrespondenzen einzufügen. Jetzt können diese Textblöcke auch Kategorisiert werden. Dies erhöht die Übersichtlichkeit der einzelnen Textblöcke um ein erhebliches Maß. So können einzelne Arbeitsgruppen Ihre jeweiligen Textblöcke schnell wiederfinden und benutzen ohne viel Zeit bei der Arbeit zu verlieren.